+7 (499) 653-60-72 Доб. 574Москва и область +7 (812) 426-14-07 Доб. 366Санкт-Петербург и область

Ведение с журнала учета личных дел в электронном виде

Евгений Сажин Для них выделяется несгораемый шкаф, который закрывают на замок и опечатывают. Доступ к базе личных дел имеет начальник отдела кадров и специалист, работающий с данными документами. Специалист по работе с личными делами назначается приказом и проходит специальный инструктаж, в котором отражены его обязанности и инструкция о том, что должно быть в личном деле работника, и как правильно их оформлять. Кадровик также обязан ознакомиться под роспись с Положением об обработке и защите персональных данных наемных рабочих, принятым на предприятии.

Дорогие читатели! Наши статьи рассказывают о типовых способах решения юридических вопросов, но каждый случай носит уникальный характер.

Если вы хотите узнать, как решить именно Вашу проблему - обращайтесь в форму онлайн-консультанта справа или звоните по телефонам, представленным на сайте. Это быстро и бесплатно!

Содержание:

Инструкция: оформляем журнал учета личных дел работников

Законодательно обязательные бланки не утверждены, поэтому учреждения вправе разработать их самостоятельно в произвольном формате. Более того, они могут применять формы, утвержденные разными министерствами. Любое учреждение, ведущее личные дела сотрудников, может для удобства учета документов оформить журнал учета. Он сделает работу с персональными данными сотрудников организации более простой, поскольку:.

В основном персональные данные сотрудников с использованием фиксации применяется на госслужбе, при этом требования к хранению данных строгие:. Порядок учета и хранения личных дел госслужащих строго регламентирован ФЗ от Книга учета позволяет установить фактическое ознакомление госслужащего с материалами дела, а также их цель.

Несмотря на то, что в личных делах содержится карточка ознакомления, ведение журнала личных дел позволяет оптимизировать процесс, в том числе для проверяющих органов.

Поскольку личные дела сотрудников в учреждениях формируют и ведут сотрудники кадровых служб или специально уполномоченные работники по приказу нанимателя , то и рассматриваемый журнал учета находится в ведении этих лиц. Они несут ответственность за правильность и своевременность его оформления. В период ведения он находится у ответственного лица.

Такой журнал — это документ внутреннего пользования. Его нельзя передавать сотрудникам иных, кроме кадрового, подразделений без распоряжения руководителя кадровой службы. Знакомить с ним сотрудников можно лишь в присутствии лица, ответственного за его ведение.

Журнал с делами работников нужно регулярно предоставлять руководителю кадровой службы для проведения проверки правильности принятия решений, формирования отчетов, анализа деятельности.

Форма может быть разработана специалистами отдела кадров и утверждена локальным распорядительным актом работодателя. До изготовления журнала учета нужно определить, как будут расположены страницы — вертикально или горизонтально. Первый вариант оптимален для малого числа граф. При необходимости отражения большого объема информации приемлем второй вариант. Обложку лучше изготовить из плотной бумаги формата А4, указав на ней наименование учреждения, сведения о начале ведения и его окончании.

Информацию об ответственном за ведение документа сотруднике можно отразить на обложке с любой ее стороны или на каждой странице. Сведения можно разместить и на последней странице. Страницы книги учета личных дел нужно защитить от изъятия и дополнительных вложений. Для этого можно использовать варианты:. Записи вносятся синими, фиолетовыми или черными чернилами.

Исправления или удаление сведений с использованием корректирующих средств не допускаются. При необходимости внести исправления ошибочные записи нужно зачеркнуть одной чертой таким образом, чтобы ранее внесенная информация четко читалась.

Новую запись следует делать в той же графе. Журнал учета личных дел работников, образец которого приведен далее, можно заполнить, включив сведения о:. При необходимости оптимизировать поиск сведений документ можно оформить как алфавитную книгу, закрепив за буквами отдельные страницы. Распечатать Подписаться на рассылку Поделитесь с друзьями:. Шаблоны и формы Инструкция: оформляем журнал учета личных дел работников Журнал учета личных дел — это документ, который фиксирует перечень имеющихся у работодателя личных дел работников.

В статье приведен журнал регистрации личных дел работников образец , скачать который можно бесплатно. Для чего нужен и чем предусмотрен Любое учреждение, ведущее личные дела сотрудников, может для удобства учета документов оформить журнал учета. Он сделает работу с персональными данными сотрудников организации более простой, поскольку: все сведения систематизированы; поиск сведений занимает меньше времени; такой формат удобен в применении; защита персональных данных работников находится на необходимом уровне.

В основном персональные данные сотрудников с использованием фиксации применяется на госслужбе, при этом требования к хранению данных строгие: документы по уволенным госслужащим и работающим хранятся отдельно; место хранения — отдельное помещение; бумаги должны размещаться в металлических шкафах; доступ третьих лиц исключается; входить в кабинет могут только специально уполномоченные работники.

Кто ведет и где хранится Поскольку личные дела сотрудников в учреждениях формируют и ведут сотрудники кадровых служб или специально уполномоченные работники по приказу нанимателя , то и рассматриваемый журнал учета находится в ведении этих лиц.

Форма журнала учета Форма может быть разработана специалистами отдела кадров и утверждена локальным распорядительным актом работодателя. Форма представления информации может быть такой: Страницы книги учета личных дел нужно защитить от изъятия и дополнительных вложений. Для этого можно использовать варианты: Страницы нумеруются, шнуруются, скрепляются печатью сургучной, мастичной , сам журнал учета заверяется начальником кадровой службы или заместителем руководителя учреждения, в ведении которого находятся вопросы персонала, или непосредственно руководителем.

Листы нужно пронумеровать по порядку и прошнуровать. На узел шнуровки на последней странице сделать наклейку с оттиском печати кадровой службы или организации.

Сделать заверительную надпись: Записи вносятся синими, фиолетовыми или черными чернилами. Образец заполнения Журнал учета личных дел работников, образец которого приведен далее, можно заполнить, включив сведения о: дате формирования личного дела сотрудника; Ф. Образец журнала учета личных дел. Задавайте вопросы, и мы дополним статью ответами и пояснениями! Поделитесь с друзьями:.

Вместе с эти материалом часто ищут:. Шаблоны и формы. Инструкция: как вести журнал учета счетов-фактур. Журнал учета полученных и выставленных счетов-фактур — это бухгалтерский регистр, в котором отражаются все выданные и поступившие в организацию счета-фактуры.

Узнайте, каковы основные правила заполнения этого документа для бюджетных и государственных учреждений. Инструкция: оформляем журнал учета пожарных кранов. Журнал учета пожарных кранов — это документ, в котором фиксируют сведения о спецсредствах обеспечения безопасности. Они находятся на балансе организации и нуждаются в постоянном обслуживании. Расскажем, как ведется учет пожарных кранов в предприятии, должен ли быть журнал, фиксирующий их наличие.

Инструкция: оформляем журнал учета доверенностей. Журнал учета выдачи доверенностей — это регистр, в котором производится регистрация выданных в учреждении доверенностей. В статье рассказываем, как в году сформировать и заполнить образец журнала регистрации доверенностей. Инструкция: заполняем отчет ДСВ ДСВ-3 — это форма отчетности в Пенсионный фонд, в которой отражается величина перечисленных работодателем дополнительных страховых взносов.

Сдавать его нужно каждый квартал. Каждый понедельник вы будете получать подборку самых интересных материалов за прошедшую рабочую неделю.

Инструкция по оформлению и учёту личных дел работников в 2017 году

Акция месяца 8- В нашей организации журнал учета номеров приказов по основной деятельности и по кадрам ведется в электронном виде. Правильно ли это?

Руководитель, желающий контролировать качество труда и смену кадров в организации, должен сформировать систему учёта данных о персонале. Он вправе издать приказ, содержащий инструкции по составлению личных дел работников, а также список ответственных за кадровый учёт. Это набор документов о работнике фирмы.

Не заполнено обязательное поле Подтверждение пароля. Необходимо согласие на обработку персональных данных. Она обязательна для ведения всеми работодателями см. Личное дело является намного более информативным, чем личная карточка.

Личные карточки и личные дела: систематизация, оперативное хранение и передача в архив

Законодательно обязательные бланки не утверждены, поэтому учреждения вправе разработать их самостоятельно в произвольном формате. Более того, они могут применять формы, утвержденные разными министерствами. Любое учреждение, ведущее личные дела сотрудников, может для удобства учета документов оформить журнал учета. Он сделает работу с персональными данными сотрудников организации более простой, поскольку:. В основном персональные данные сотрудников с использованием фиксации применяется на госслужбе, при этом требования к хранению данных строгие:. Порядок учета и хранения личных дел госслужащих строго регламентирован ФЗ от Книга учета позволяет установить фактическое ознакомление госслужащего с материалами дела, а также их цель. Несмотря на то, что в личных делах содержится карточка ознакомления, ведение журнала личных дел позволяет оптимизировать процесс, в том числе для проверяющих органов.

Личные карточки и личные дела: систематизация, оперативное хранение и передача в архив

Организация работы любого образовательного учреждения сопряжена с достаточно большим документооборотом, контролировать который необходимо с особой тщательностью. В выполнении этой задачи поможет автоматизированная система учета. Ведение личных дел учащихся школы ведется по заранее предусмотренным формам и обязательно включает в себя контроль оформления личных дел учащихся. Программа способна предусматривать все изменения, обновления и нюансы, которые подразумевает ведение личного дела учащегося.

Да, в журнале учета личных дел работников разделы " Дата заведения личного дела" и "Дата закрытия личного дела" соответстсвут датам приема и увольнения работника. Личное дело ведется в течение всего периода работы сотрудника.

Организация, которая ведет личные дела работников, для удобства их учета заводит соответствующий журнал. Данный документ никаким действующим нормативным актом на уровне федерального и даже регионального законодательства не предусмотрен, поэтому работодатель разрабатывает его форму самостоятельно и утверждает своим приказом или распоряжением. Журнал как таковой упрощает работу с персональными данными работников, которые скомпанованы в подпапки:.

Журнал регистрации личных дел работников: образец

Акт об отказе дать письменное объяснение образец. Соглашение о конфиденциальной информации. Унифицированная форма Т Согласие на сверхурочную работу — образец.

.

Инструкция: оформляем журнал учета личных дел работников

.

У меня вопрос: в журнале учета личных дел работников разделы Дата Для удобства ведения кадрового делопроизводства мы предлагаем Скачать журнал в электронном виде можно на сайте: beavermeadowfarmvt.com

.

.

.

.

.

.

.

Комментарии 0
Спасибо! Ваш комментарий появится после проверки.
Добавить комментарий

  1. Аза

    Адвокату втюхали бракованый микрофон :)